新型コロナウイルスの感染拡大に対する緊急事態宣言下、Stay Homeが何よりの社会貢献となっています。
そんな中でも仕事や学習のみならず、人と人とのFace to Faceなつながりを媒介するものとして「オンライン●●」が流行っています。
例えば、 流行りの「オンライン飲み会」
GWを前に呼びかけられた「オンライン帰省」
はたまた、オンライン寄り合いや、オンラインヨガ教室、オンライン婚活、オンライン演劇(！)などなど…
IVUSAでも、「IVUSAオンライン●●はじめました」と称し、「“おうちの中でもできること”“おうちの中だからこと”を持ち寄って、At Homeをアクティブに楽しんでいこう！」と企画をし始めました。
詳しくは会員ページ内の下記バナーへ。
オンライン●●をやってみた方は、ぜひ、“#ActAtHome”を付けてSNSで発信してください！
みんなでおうち活動の輪を広げていきましょう◎
さて、「おうちの中にいなければならないからできない」ではなく「おうちの中でもできることがある」というある種の発想の転換から生まれたこの流れの中で、ビデオ通話ツールの利用者が急増しています。
例えばこんなツールが。
また、Facebookもビデオ通話機能強化に動き出しています。
そして、利用者数を急激に伸ばしているツールの一つが『zoom』というビデオ通話サービスです。
■zoomの基本的な使い方
基本的な使い方は、本家本元のzoomのヘルプセンターを確認しましょう。 オプション的な機能に関しても、Google先生に聞けばたくさん記事が見つかりますので、検索してみると良いと思います。
▶zoomヘルプセンター
▽ミーティングルームに参加する
▽ミーティングルームをつくる
■使ってみよう！
「とりあえず使ってみる」が大切です。新たな機能を見つけて試してみて、どんなことに応用できるかを考えると、それも楽しいかなと思います。
▶会議への活用
【オンラインだからやりづらいことと解決策】
【要チェック機能とその使い方】
◉待機室
◉画面共有
デバイスの画面を参加者全員に対して共有する機能。いつもならプロジェクターで画面共有しながら説明するような場面、修正点を参加者と確認しながら修正したい時に。
◉手を挙げる
“手を挙げる”ボタンを押すことで、参加者一覧に手を挙げた人が表示されます。決を採るときに賛成の人には手を挙げてもらったり、分かった人は手を挙げてもらったりするなどの場面で使用できます。
◉投票
アンケート設問・選択肢を設定し、ミーティングルーム参加者からの回答を集めることができる機能です。ミーティング後に投票のレポートをダウンロードすることも可能。
◉録画・録音
通話中の動画・音声を記録することができます。 いつもは議事録作成のためにボイスレコーダーを使っていた、その代わりに。
クラウド記録とローカル記録がありますが、ここでは全ユーザーが使いやすい（けど、PC保存容量は削られます）ローカル記録の使用方法のURLを掲載します。
◉チャット
LINEを併用するのもいいですが、zoomのチャットで完結させることも可能です。ファイル送信や参加者の一人にこっそり（？）メッセージを送ることもできます。
【例えばリンク】
▶会合・交流への活用
【オンラインだからやりづらいことと解決策】
※構成台本の例は役員掲示板の書庫に「4月24日模擬オンラインクラブ会構成台本」としてアップしていますのでご参考に
【要チェック機能とその使い方】
◉ブレイクアウトルーム
最大で50の小部屋に分かれることができます。グループワークや、少人数で話す場を設置したい時に。ミーティングホストは各部屋を自由に動き回ることができるため、ワークの進捗の確認も可能。
なお、無料アカウントでもアカウント設定で設定変更することで使用できます。
全室にチャット送信するには、ブレイクアウトルームセッション画面の左下にある「全員あてにメッセージを送信」を使う必要があります。
【例えばリンク】
https://akatsuki-hr-note.com/n/nfc21f0e484a2
▶何をやるにしても気を付けること
▽事前準備
オンライン会で間延びすると、集中力は大暴落。人によっては通信量も気になってしまうかもしれません。オフラインでも当然ではありますが、良い会とするためには、より一層の事前準備が成功へのカギとなります。
①事前にアプリのダウンロードや動作確認を済ませるようにアナウンスを
②資料共有や流れ、役割分担など事前に済ませられることは済ませておく
③「意見があるときは“手を挙げる”」など、会でのルールを決めておく
▽zoomで起きている問題を理解し対策しておく
一部企業などで使用禁止となっているニュースを見たことがある人もいるかもしれません。
ポイントは大きく2つで、
①利用者急増に対しこれまでケアできていなかった問題点が露出したものは現在進行形で修正されている、②どれだけzoom側が対応しても利用者が気を付けなければ解決しないこともある（zoom爆撃対策）の2点があります。
①zoomの問題点 なぜ使用禁止は起きている？
利用者が増え、衆人環視が強まったことで様々な問題があることが多方面から挙げられたという状態のようです。なお、特に問題として大きなものから、現在進行形で修正がされている状態の模様。
【例えばリンク】
②利用者が気を付けるべきこと zoom爆撃を起こさせないために
招かれざる（むしろ招いていない）者がオンラインミーティングに乱入する「zoom爆撃」という事故が多発しています。これを防ぐ機能は搭載されているので、利用者側がしっかりと、爆撃を防ぐ対策を実行しなければなりません。
【使用に当たっての注意点と活用した方がいい機能】
◉ミーティングルームパスワード
入室するために必要なパスワードを設定できます。ミーティングルームをスケジュールする際に設定が可能です。
◉待機室
入室したら即座にミーティングルームに入れるのではなく、一旦「待機室」という別部屋に待機させ、ホスト・共同ホストの権限のもとで入室可否を判断するように設定することができます。 ミーティングルームをスケジュールする際に設定が可能です。
【例えばリンク】
この記事を書いた人
IVUSA事務局大坪英里奈
IVUSA17期卒で関西事務所勤務。
子どもの教育支援事業や新潟県関川村・三重県熊野市での地域活性化活動を担当。プロジェクト・組織マネジメントでの業務分野としては“アド”をこっそり担当しつつ、学生組織運営のサポートもしている。 （写真：プロジェクト帰りに学生たちがプレゼントしてくれたバースデーケーキとともに）
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