いよいよ28期のスタートが近づいてきました。
今回は、特にスタッフ会員の皆さん向けに27期から28期への変更点に関して解説します。
クラブやプロジェクトを担うスタッフ会員の皆さんはキックオフで聞いたと思いますが、復習がてら読んでください。 組織の変更を検討する上で、27期の幹部役員メンバーと事務局で現状のふり返りをしました。そこで上がった課題は以下のようなものです。
○目的やゴールがはっきりしない会議が多い（たいてい夜に始まる）
○プロジェクトの「必須研修」を受けていない人のために研修の日程調整で四苦八苦
○連絡を回してもレスがない、もしくは連絡が取れない同期や後輩
などなど。
結果として、生産的とは言えない事務作業が増え、コアメンバーのストレスが溜まっていきます。 IVUSAは社会課題を解決するための団体なのに、団体の内部にエネルギーを使い過ぎている（要はメンバーのケアに追われている）というのが最も本質的な課題だと考えました。
そこで、運営層（コアメンバー）の負担を軽減し、その時間やエネルギーといったリソースをより社会課題解決のために使えるように、以下のような施策を実施します。
1. 必須研修の見直し
メンバー会員がプロジェクトに参加する際に必要な研修は新人研修（現行のコミュニケーション研修1とCMT初級）のみとなりました。 これは「メンバー会員はもう研修を受けなくてもいい」ということではありません。「研修を受けていない会員はプロジェクトに参加できない」というルールをなくしただけです。ですから、初夏トレ等で新規会員にはぜひ研修を受けてもらうようにしてください。
ただ、プロジェクト直前で「新人研修を受けていない」という理由でエントリーをキャンセルさせるということはしなくていいということです。また、どうしても日程が合わない会員向けには動画研修も充実させて対応していく予定です。
2. 情報センターからの一元的な情報配信
IVUSA情報管理センターが運営するLINE@からの情報配信機能が拡充され、研修の場所や時間の確認やクラブ主催のイベントなどの出欠が取れるようになります。必要な情報を必要な人へ連絡が行く仕組みとして配信されます。
それに伴い、出欠などの返答が必要な文面には【要返信】のタグがつくようになります。返信といってもYES or NOレベルの返答ボタンを押すだけなので簡単な操作で可能です。
これにより、班長さんの仕事がなくなるのでは？ と思う方もいるかもしれません。 そうではないです。 班長さんの役割はより重要になります。 それは、顔の見える関係を作ることで、班員の不安や求めていることを引き出し、その班員に合った提案や対応をすることです。これこそ班長さんの真骨頂だと思っています。 だからこそ、班長さんがより密なコミュニケーションを取るための業務負担軽減の仕組みとして情報配信制度を拡充します。
（参考）
3. 業務の標準化・フォーマット化（運営マニュアルの作成）
スタッフ会員になって、 “この業務はどういうこと？” “どういう意味があるの？” などと困ったことはありませんか？ 先輩から仕事を任された時、 “何をしなきゃいけないの？” “いつから始めればいいの？” と考えているうちに時間が過ぎてしまう経験はありませんか？
そんな時に使えるように運営マニュアルを新しく作成します。 この運営のマニュアルは、業務ごとの目的、手順、スケジュールなどを記載した形で、誰もが分かりやすく、そこに書いてあることを元に恒常業務を行えるようにします。
共通したマニュアルを使って最低限やることを明確にすることで、一から考えていた時間を、マニュアルを元により創意工夫をして良いものを作れるようにしていきます。また、分かりにくい表現やより効率的に行う方法があれば、随時更新して行きます。
このマニュアルは、会員ページからアクセス出来て、Wikipediaの形式で表示するようにします。
以上の制度変更を28期で行なっていきます。
もうすぐ春ですね。暖かくなり、桜が咲けば、新しい出会いとか環境にワクワクしますね。
それぞれが有意義な学生生活が過ごせるように、そして、社会課題に挑戦出来るように、様々なことをブラッシュアップしていきます。
【この記事を書いた人】
谷口 純平
副代表理事/西日本事務所長。
IVUSA11期学生代表
現在、法人組織の運営全般を担当し、学生組織では、総合企画室・事業本部を担当。
プロジェクトでは、備前市・日生諸島活性化活動を担当。
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